ALAT-ALAT YANG DIGUNAKAN UNTUK PENYIMPANAN ARSIP



     Alat-alat Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip

a .       Folder (map)
Adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk mnempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen.Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar.
Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya maka tabnya sebaikanya si ujung paling kanan agar mudah terlihat secra keseluruhan dalam susunan.
b.      Guide (petunjuk dan pemisah)
Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah anatar berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran panjang 33-35 cm, dan tinggi 23-24 cm.
Gide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol) di atasnya dengan ukuran sama seperti tab pada folder. Tab berguna untuk menemparkan atau mencantumkan judul dan kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).
c.       Tickler File (berkas pengikat)
Alai ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu pinjam arsip.
d.      Filiing Cabinet
Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah-naskah dokumen bersama dengan guidenya. Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan ada yang terbuat dari logam. Sangat baik dan dianjurkan untuk mempergunakan filing cabinet yang terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis. Umumnya filing cabinet ini berlaci empat. Ditengah-tengah dasar laci terdapat saluran memanjang dari depan ke belakang. Di dalam saluran ini penahan guide dimasukkan . Kebanyakan laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut dipergunakan untuk menyangkut gantungan folder.
e.       Rak Arsip
Rak untuk penyimpanan berkas atau dokumen tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Ukuran tingggi ruangannya 35 cm, lebar 38-40 cm, dan panjangnya disesuaikan dengan keadaan ruangan yang tersedia.
Cara penataan berkas atau dokumen sama dengan filing cabinet, hanya pada rak arsip susunanya vertikal ke samping dari kiri ke kanan. Petunjuk folder yang akan di tempatka di rak petunjuknya di pasang disisi samping. Sebaiknya folder-folder itu terlebih dahulu dimasukkan ke dalam kotak-kotak yang disusun secara berjajar ke samping. Hoading atau tanda dituliskan pada kotak yang menghadap ke muka sehingga mudah dibaca dengan jelas. Ukuran kotak karton: panjajng 37,5 cm, lebar 9 cm, dan tinggi 26,5 cm. Kotak-kotak ini terbuat dari karton tebal bertutup. Rak dan kotak-kotak arsip tersebut dipergunakan untuk menempatkan arsip-arsip yang telah berstatus tidak aktif pada penata arsip pusat kantor/organisasi.

BY: M. ANDI SAPUTRA
X AP 2
 

Komentar

Posting Komentar

silahkan berkomentar menggunakan hati nurani dan tidak mengandung SARA, sex, dan POLITIK

Postingan populer dari blog ini

STANDAR RUANG KANTOR

standar ruang kantor STANDAR RUANG KANTOR Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.  Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut : a.   Kebersihan Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih b.   Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas. c.    Suhu Udara Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)  d.   Ventilasi Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja e.   Penerangan Cahaya  Cahaya alam / lam...
Baca selengkapnya

ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR 1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor Azas tata ruang kantor Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah: Asas jarak terpendek. Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar. Asas rangkaian kerja Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur. Asas penggunaan segenap ruangan Maksudnya adalah tida...
Baca selengkapnya

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG 1. Perencanaan Cahaya Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya: a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah. b. Kualitas pekerjaan lebih baik. c. Kesalahan-kesalahan berkurang. d. Semangat kerja pegawai lebih baik. e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan. f. Prestise lebih baik untuk perusahaan. 2. Perencanaan Warna Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya: a.     Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan b.     Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai. c.     Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan. d.     Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai. e.     Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.     ...
Baca selengkapnya