ORGANISASI KEARSIPAN DAN FUNGSI ARSIP



   Organisasi Kearsipan dan Fungsi Arsip 

Organisasi kearsipan terdiri atas lembaga kearsipan, unit kearsipan dan unit pengolah
  1. Lembaga Kearsipan Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan      tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
  2. Unit Kearsipan Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
   3. Unit Pengolah : Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.
Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :
a .       Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor
b .      Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun.
c .       Arsip In-aktif yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketetausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari kegiatan administrasi negara.Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor penciptaan arsip tersebut tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penata arsip mempunyai kewajiban terhadap :
a.       Penyimpanan berkas surat dinas
b.      Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas
c.       Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi

  Peranan Arsip
Oleh karena pengertian inti arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagi sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan oraganisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang sedang dihadapi .

BY MAHDALENA
X AP 2

Komentar

Posting Komentar

silahkan berkomentar menggunakan hati nurani dan tidak mengandung SARA, sex, dan POLITIK

Postingan populer dari blog ini

STANDAR RUANG KANTOR

standar ruang kantor STANDAR RUANG KANTOR Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.  Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut : a.   Kebersihan Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih b.   Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas. c.    Suhu Udara Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)  d.   Ventilasi Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja e.   Penerangan Cahaya  Cahaya alam / lam...
Baca selengkapnya

ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR 1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor Azas tata ruang kantor Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah: Asas jarak terpendek. Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar. Asas rangkaian kerja Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur. Asas penggunaan segenap ruangan Maksudnya adalah tida...
Baca selengkapnya

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG 1. Perencanaan Cahaya Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya: a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah. b. Kualitas pekerjaan lebih baik. c. Kesalahan-kesalahan berkurang. d. Semangat kerja pegawai lebih baik. e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan. f. Prestise lebih baik untuk perusahaan. 2. Perencanaan Warna Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya: a.     Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan b.     Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai. c.     Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan. d.     Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai. e.     Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.     ...
Baca selengkapnya