TUJUAN ARSIP & NILAI GUNA ARSIP



   Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
a.       Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selam diperlukan.
b.      Menyiapak surat setiap saat diperlukan.
c.       Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip mencakup hal-hal berikut :
 1. Arsip bernilai guna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaannya dilihat dari kepentingan instansi/perusahaan pencipta arsip yang mencakup:
a.  Nilai guna administrasi;
adalah nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan tanggung jawab kedinasan lembaga/instansi pencipta.
  b.  Nilai guna hukum;
adalah nilaiguna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan buki-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah.
  c.  Nilai guna fiskal/keuangan;
Nilai guna fiskal adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan.
Dengan kata lain nilai guna fiskal tidak hanya bertalian dengan transaksi keuangan. Arsip jenis ini dapat saja berupa arsip yang menunjukkan bagaimana pengeluaran direncanakan. Dapat juga berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan sebagaimana.Nilai guna fiskal akan berakhir jika transaksi finansialnya selesai dipertanggungjawabkan.
  d.  Nilai guna ilmiah dan teknologi.
Nilaiguna ilmiah dan teknologi adalah nilaiguna yang terdapat pada arsip-arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau penelitian terapan.
  2.  Nilai guna sekunder
Arsip yang bernilaiguna sekunder adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan skala luas mencakup instansi penciptanya dan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan mencakup:
a.  Nilai guna Evidential
Nilai guna keberadaan (evidential) terdiri dari jenis-jenis yang berisikan bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga, serta bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan.
  b.  Nilai guna Informasional
Nilai guna informasional dilihat dari isi informasi yang terkandung dalam arisp itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang terkait dengan peristiwa/ kasus yang bermakna nasional.
  c.  Nilai guna Intrinsik
Nilai guna intrinsik adalah nilai yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen karena beberapa faktor keunikan yang dikandungnya seperti usia, isi, pemakaian kata-kata, seputar penciptanya, tanda  tangan, cap atau stempel yang melekat. 

BY: YULANDA SARI MEILANI
X AP2

Komentar

Posting Komentar

silahkan berkomentar menggunakan hati nurani dan tidak mengandung SARA, sex, dan POLITIK

Postingan populer dari blog ini

STANDAR RUANG KANTOR

standar ruang kantor STANDAR RUANG KANTOR Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.  Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut : a.   Kebersihan Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih b.   Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas. c.    Suhu Udara Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)  d.   Ventilasi Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja e.   Penerangan Cahaya  Cahaya alam / lam...
Baca selengkapnya

ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR 1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor Azas tata ruang kantor Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah: Asas jarak terpendek. Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar. Asas rangkaian kerja Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur. Asas penggunaan segenap ruangan Maksudnya adalah tida...
Baca selengkapnya

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG 1. Perencanaan Cahaya Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya: a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah. b. Kualitas pekerjaan lebih baik. c. Kesalahan-kesalahan berkurang. d. Semangat kerja pegawai lebih baik. e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan. f. Prestise lebih baik untuk perusahaan. 2. Perencanaan Warna Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya: a.     Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan b.     Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai. c.     Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan. d.     Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai. e.     Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.     ...
Baca selengkapnya